Mein erstes (ganzes) Jahr im Personalbereich

Von der Berufsschulbank ins Sekretariat

von am Mittwoch, 19 Dezember 2018
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Meine Freundin Johanna und ich sehen uns jetzt nur noch zu gelegentlichen samstäglichen Ausflügen ins Ingolstadt-Village oder zu IKEA. Obwohl wir das beide ziemlich bedauerlich finden, überwiegt nun doch ein ganz besonderes Gefühl: Das Gefühl, endlich angekommen zu sein.
Als ich die DATEV 2014 zum ersten Mal betrat, wusste ich sofort, dass ich hier arbeiten möchte. Nach meinem Studium der Kunstgeschichte, dass mich zunehmend in dunkle Archive und staubige Bibliotheken geführt hatte, faszinierte mich der offene und herzliche Umgang der Menschen miteinander – am Anfang dachte ich tatsächlich immer wieder, dass hier irgendwas nicht stimmen kann, denn: Es können ja nicht alle nett sein!

Der Sprung ins kalte Wasser

Schon während meiner dreijährigen Ausbildung zur Kauffrau für Dialogmarketing bin ich im Herbst 2016 aus dem Service des Public Sectors ins Sekretariat der Personalleitung gewechselt. Dieses Amt bekleidete zu diesem Fall noch unsere Personalvorständin Frau Julia Bangerth. Der Spagat zwischen Klausuren und Umzugsplanung, Referaten und Terminkoordination war sicher nicht immer einfach – rückblickend kann ich aber sagen: Das Durchhalten hat sich auf jeden Fall gelohnt.

Als ich im Sommer 2017 mein Abschlusszeugnis in der Hand hielt, war ich ungemein erleichtert und gleichzeitig ehrlich gesagt auch ein Bisschen nervös. Nach 6 Jahren Studium und der sich daran anschließenden Ausbildung war nun tatsächlich DER Tag gekommen. DER Tag als feste Mitarbeiterin, mit festen Verantwortlichkeiten und Aufgaben und natürlich auch DER Tag mit einer 40-Stunden-Woche. Ein Sprung ins kalte Wasser!
Mit Besorgnis dachte ich an unglaublich rare 6 (!!!) Wochen Urlaub, hatte ich doch bisher immer Semesterferien genossen oder wenigstens ein wenig Erholung im Religions- oder Englischunterricht mitgenommen. Und überhaupt: Ein 8-Stunden-Tag ist ja auch nicht ohne.
Ich musste mich korrigieren und kann mittlerweile sagen: Der Tag hat deutlich zu wenig Stunden, um all das zu erledigen, was im Sekretariat der Personalleitung so anfällt.

Neue Aufgaben – neuer Chef!

Seit 01.01.2018 habe ich nun auch einen neuen Chef – seit ich Michael Links Sekretariat eigenständig führe, gewinne ich einen immer tieferen Einblick in Themen und Fachgebiete, begleite Prozesse vom Anfang bis zum Ende und merke vor allem eins: Ich werde stetig besser in dem was ich tue.

Vor allem meine persönliche Weiterentwicklung ist das, was mich täglich motiviert. Ich bin sogar so motiviert, dass ich Sport jetzt morgens früh um 5 Uhr mache. Also gut, ich gebe zu: abends falle ich ins Bett.

Doch bevor es soweit ist, gibt es natürlich eine ganze Menge zu tun. Ein großer Baustein meiner täglichen Arbeit ist das Terminmanagement. Da mein Chef am Tag bis zu 9 (!!) Termine hat, bedeutet Terminkoordination oft das Jonglieren mit kleinsten Zeitfenstern und ist keinesfalls zu unterschätzen. Damit ein Termin nicht nur ein Eintrag im Outlook-Kalender bleibt, gilt es daneben natürlich, Meetings und Besprechungen organisatorisch und auch inhaltlich vorzubereiten. Damit Michael Link gut auf seine Termine vorbereitet ist, wird er zudem von unserer Assistentin unterstützt, die viele Unterlagen zu verschiedensten Themenkomplexen vor- und aufbereitet. Nur so können wir gewährleisten, dass unsere Führungskraft optimal auf den Tag und jeden einzelnen Zeitslot vorbereitet ist.

Damit ich immer im Thema bin und auch nichts Wichtiges verloren geht, habe ich ein regelmäßiges JF mit meinem Chef. Ungefähr jede zweite Woche besprechen wir alles, was aktuell ansteht – so bin ich sowohl für die Kommunikation nach intern als auch nach extern immer gut gerüstet.

Dienstreise? Aber klar!

Als Personalleiter hat Michael Link natürlich auch Termine außerhalb unserer grünen DATEV-Wände. Wenn dies der Fall ist, beginne ich möglichst frühzeitig mit der Organisation einer Reise. Auch hier ist vorausschauendes Denken gefragt. So spielen unter anderem die Frage nach dem Zeitpunkt der An- und Abreise und dem Reisemittel eine Rolle.
Und wenn mein Chef dann ein paar Tage später gut gelaunt zurück ins Büro kommt, freut er sich natürlich, wenn auch seine Reisekostenabrechnung schnell erledigt wird.

Organisieren, organisieren, organisieren…

Und da ich sowieso schon so viel organisiere… Organisiere ich zusammen mit der Assistentin des Personalbereichs gleich noch Veranstaltungen.
Ganze vier Stück waren es alleine in 2018 – und ganz sicher kommen im neuen Jahr wieder welche auf mich und uns zu! Nach dem Entwickeln eines Konzeptes gehören sämtliche Vorbereitungsmaßnahmen zu unseren Aufgaben. Bestuhlung, Catering und Technik – wir sind dafür verantwortlich, dass alles glattläuft.

Zusammen von A nach B

Beim Stichwort Bestuhlung fällt mir gleich noch etwas Anderes ein. Gemeinsam mit den Kolleginnen und Kollegen vom Facility Management plane ich Umzüge für den Personalbereich und überwache später auch die Durchführung. Bei Fragen oder Problemen bin ich die erste Ansprechpartnerin für meine Kollegen/innen.

Natürlich gibt es noch viele weitere spannende Aufgaben, die mich erwarten und bei dieser Hülle und Fülle von Tätigkeiten ist es sicher verständlich, dass mein Tag vergeht wie im Flug… Deswegen muss ich jetzt auch schnell zurück an die Arbeit

Über den Autor

Kerstin Rockenmaier

Kerstin Rockenmaier

hat im September 2014 eine Ausbildung zur Kauffrau für Dialogmarketing bei der DATEV begonnen. Vor ihrem Eintreten in die „grüne Welt“ hat sie ein geisteswissenschaftliches Studium absolviert – nun darf sie bei der DATEV arbeiten (und das ist auch gut so), die Liebe zum Schreiben ist ihr aber dennoch erhalten geblieben.