Im Rahmen des Leadership Festivals bei DATEV hatte ich als Auszubildende die Möglichkeit, aktiv an einem digitalen Veranstaltungsformat mitzuwirken.
Das Leadership Festival bietet Führungskräften der DATEV einen gemeinsamen Dialograum zu aktuellen Themen und Herausforderungen. In individueller Runde diskutieren die Teilnehmer auf einer virtuellen Plattform. Damit die technischen Voraussetzungen gegeben sind und die Sessions koordiniert ablaufen, gibt es Personen wie mich: die Raummoderatorinnen und Raummoderatoren.
Vor ca. einem halben Jahr habe ich die Veranstaltung bereits vor Ort als Raummoderatorin begleitet – Die Veranstaltung auch in diesem Jahr wieder als Präsenz-Format zu gestalten ist aufgrund der aktuellen Lage leider nicht möglich gewesen. Doch wie soll so eine Veranstaltung virtuell ablaufen?
Zu Beginn war meine Unsicherheit sehr groß und mir schwirrten viele Fragen durch den Kopf:
Wie ist die Veranstaltung virtuell aufgebaut? Was ist bei einem Online-Format anders? Welche Aufgaben habe ich virtuell als Raummoderatorin? Woher bekomme ich die Informationen? Gibt es eine Vorbesprechung?
Zum Glück habe ich im Intranet schon vorab viele Informationen zu der Veranstaltung gefunden.
Wie ist die Veranstaltung im Online-Format aufgebaut?
Das Leadership Festival findet komplett online per Videokonferenz-Tools statt und ist auf drei Tage aufgeteilt. An diesen drei Tagen finden Sessions zu unterschiedlichen Themen statt. An jedem Tag gibt es eine gemeinsame virtuelle Begrüßung durch die Vorstände. Die Führungskräfte können Sessions Ihrer Wahl besuchen und die Teilnahme an den Sessions kann individuell über drei Tage verteilt werden. Super finde ich, dass die Teilnehmer und Teilnehmerinnen des Leadership Festivals auch selbst zu Teilgeberinnen und Teilgebern werden konnten und vorab Sessions zu den Themen Unternehmensstrategie, Markt und Kunde, Prozesse, Rollen und Flexibilisierung, Vernetzung und Mindset sowie Digital Leadership und Zusammenarbeit einreichen konnten. Somit konnten Sie das Festival durch Ihre Vorträge individuell mitgestalten.
Was bedeutet es Raummoderatorin zu sein?
Welche Aufgaben ich als Raummoderatorin hatte und wie ich virtuell unterstützen konnte, erfuhr ich in einem gemeinsamen Briefing-Termin via Videokonferenz, an dem alle Raummoderatorinnen und Raummoderatoren teilnahmen.
Pro Tag gab es für das Leadership Festival 3 Session-Slots, die es als Raummoderatorin online zu begleiten galt. Anhand des Session-Plans konnte ich schon vorab sehen, für welchen virtuellen Raum ich zuständig bin und welche Sessiongeber (Führungskräfte) ich bei Ihren Vorträgen unterstützen durfte.
Eine Woche vor der Veranstaltung habe ich meine Sessiongeber kontaktiert und mich bei Ihnen vorgestellt. Folgende Aufgaben durfte ich übernehmen:
- Anmoderation der Session mit Vorstellungsrunde und Einleitung des Themas
- Beobachtung des Chats bezüglich Fragen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer
- Unterstützung der Teilnehmer bei Technikproblemen
- Dokumentation der Session in einem gemeinsamen OneNote Dokument
Der Tag selbst
Am 09. Juni 2020 war es dann endlich soweit! Ich begann meinen Arbeitstag diesmal nicht im Homeoffice, sondern in meinem Büro in der DATEV. Für so eine große Veranstaltung fühlte ich mich in der DATEV sicher, was die Verbindung mit dem WLAN betraf.
Ich setzte mich an meinen Bildschirm und baute hinter mir eine Metaplanwand auf, sodass keine störenden Hintergrundbilder zu sehen waren.
Und dann ging es schon los mit der ersten Session. Zwischen den einzelnen Sessions waren immer Pausen von jeweils 15 Minuten eingeplant. So konnte ich mich super auf die neuen Sessiongeber einstellen. Die Sessions waren alle sehr interessant und die Teilnehmer haben super mitgemacht. Für mich als Raummoderatorin lief auch alles spitze. Die Sessiongeber waren sehr entspannt und für mich war es eine sehr gute Gelegenheit Erfahrung mit Online-Formaten zu sammeln.
Egal, ob es um die Koordination von Wortmeldungen, technische Fragestellungen oder die Dokumentation von Inhalten geht – in einem Online-Format läuft Vieles anders. Auch meine Ausbildungszeit ist aktuell durch Online-Konferenzen geprägt, sodass ich meine Erfahrungen direkt in die Praxis umsetzen konnte.
An der ein oder anderen Stelle hat mir schon der persönliche Austausch gefehlt. Bei einem gemeinsamen Kaffee kommt man doch etwas leichter ins Gespräch.
Alles in Allem war der Tag aber sehr spannend, ich konnte neue Kolleginnen und Kollegen kennenlernen und schon als Auszubildende einen Einblick in die Fragen und Themenstellungen unserer Führungskräfte gewinnen.
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Unsere Gastautorin: Julia Greif
