Ich bin Julia Greif und mache meine Ausbildung bei DATEV. Nach einem spannenden Einsatz in der Ausbildungsabteilung zum Ende meines 1. Lehrjahres, wollte ich die unterschiedlichen Fachbereiche der DATEV noch weiter kennenlernen. Als Auszubildende habe ich die Möglichkeit verschiedene Abteilungen kennenzulernen und so einen guten Überblick über die unterschiedlichen Bereiche und Themenfelder von DATEV zu bekommen.
Doch wie werden Abteilungseinsätze geplant?
Mein Ausbildungseinsatz neigte sich kurz vor Beginn meines zweiten Lehrjahres dem Ende zu. In einem gemeinsamen Gespräch mit meiner Ausbilderin überlegten wir, welche Abteilungen mich interessieren, was zu meinem Ausbildungsberuf Kauffrau für Büromanagement passt und wo wir den Schwerpunkt für das 2. Lehrjahr setzen. Nach unserem Gespräch begann meine Ausbilderin sich mit verschiedenen Abteilungen auszutauschen. Wir wurden schließlich in der Abteilung „Unified Communication und Collaboration“ fündig! Die Abteilung ist für die IT-Arbeitsplatz-Systeme der DATEV- Mitarbeiter und dem dazugehörigen Service verantwortlich. Ich war gespannt auf den anstehenden Einsatz und neugierig was mich in einem technischen Bereich als Kauffrau für Büromanagement erwartete.
Gleichzeitig gingen mir aber auch viele Fragen durch den Kopf und ich startete mit einem, teilweise unsicheren Gefühl mit meinem Einsatz:
„Ein Abteilungseinsatz zu Corona-Zeiten?“
„Wie das wohl aussehen soll?“
„Wie soll das gemeinsame Arbeiten an Themen funktionieren, wenn alle Mitarbeiter fast ausschließlich im Homeoffice sind?“ „Lerne ich alle Mitarbeiter im neuen Team gut kennen?“
„Wie wird mein Tagesablauf im Homeoffice sein?“
„Wer ist für mich zuständig und betreut mich als Auszubildende?“
Doch diese Unsicherheiten verflogen schnell! Schon vor meinem Abteilungseinsatz hatte ich einen ersten Kennenlerntermin mit der Abteilungsleitung des Bereichs „Unified Communication & Collaboration“. Gemeinsam haben wir alle Rahmenbedingungen besprochen. Dazu gehörte der Ablauf des ersten Tages, das Kennenlernen meiner Fachausbilderin, meine Abwesenheiten aufgrund von Berufsschule oder Urlaub, meine Arbeitszeit und meine Tätigkeitsschwerpunkte.
Und dann wars auch schon so weit…
…Am 14. September 2020 stand mein erster Tag in der neuen Abteilung an.
Vorab vereinbarte ich mit einer Werkstudentin, die für meine Einarbeitung zuständig war, sowie meiner zuständigen Fachausbilderin einen Treffpunkt für den ersten Tag und einen Termin für die Einarbeitung. Am ersten Tag bekam ich einen Überblick über die Abteilung und deren Aufgaben. Die Corona-Situation im Sommer hat ein fallweises Arbeiten am Standort ermöglicht und somit konnte ich ein paar Kolleginnen und -Kollegen direkt persönlich kennenlernen, da sie an diesem Tag glücklicherweise nicht im Homeoffice arbeiteten, sondern mich vor Ort begrüßten. Am Abend gingen wir dann noch alle, unter Einhaltung der gültigen Hygienevorschriften, miteinander essen. Das war für mich ein toller Einstieg in die neue Abteilung. Denn aufgrund der Corona-Situation arbeitete das Team während meines Einsatzzeitraums, wie fast alle DATEVianer größtenteils mobil via Home-Office zusammen. Anfangs war ich noch etwas verunsichert, wie der Einstieg in die neue Arbeit im Homeoffice ablaufen wird. Überraschenderweise funktionierte das sehr schnell und ich fühlte mich bereits nach kurzer Zeit in das Team integriert. Ich hatte mit meiner Fachausbilderin jeden Vormittag einen gemeinsamen Online-Austausch zu meinen Aufgaben und den aktuell anstehenden Themen. Zusätzlich hatte ich jederzeit die Möglichkeit, sie bei Fragen zu kontaktieren. Meine Teamkolleginnen und – Kollegen sowie deren Aufgabengebiet lernte ich in Einzelterminen über Skype kennen, was mir sehr viele und schnelle erste Einblicke ermöglichte und woraus sich einige, erste Aufgaben für mich ergaben. Meine erhaltenen Aufgaben habe ich mir immer in einer To-Do-Liste in meinem digitalen Notizbuch in OneNote notiert. Bei Fragen konnte ich jederzeit die zuständigen Kolleginnen und -Kollegen anrufen.
Was waren meine Aufgaben während des Abteilungseinsatzes?
Meine Aufgaben während des Einsatzes waren sehr abwechslungsreich. Zuerst lernte ich die bereits bestehenden & zukünftigen Microsoft365 Apps, die dazugehörigen Projekte und deren Ansprechpartner kennen. Die zukünftigen Microsoft365 Apps sollte aber nicht nur ich kennenlernen, sondern auch die anderen Teammitglieder. Dafür bekam ich die Aufgabe, eine „Expertenreise“ zu organisieren. Die „Expertenreise“ bestand aus verschiedenen Terminen zu je einer Microsoft365 App. Die Vorstellungsrunden dienten dazu, die Funktionen der jeweiligen App kurz und prägnant vorzustellen und diese auch live zu erleben. Um die Planung, Organisation und Moderation dieser Expertenreise kümmerte ich mich. Aber das war nur eine Aufgabe von vielen! Meinen Abteilungsleiter unterstützte ich z.B., bei Terminorganisationen, in der Veranstaltungsplanung – und Durchführung, bei Recherchetätigkeiten zu verschiedenen Themen, Videokonferenzplanungen sowie Reservierungen und Abrechnungen. In das bei DATEV unternehmensweit aktuelle Thema „Changemanagement“ arbeitete ich mich ein und konzipierte gemeinsam mit meiner Fachausbilderin einen Workshop für Führungskräfte zu diesem Thema. Den Workshop führte ich anschließend gemeinsam mit meiner Fachausbilderin durch. Am Anfang war ich sehr aufgeregt, aber die Aufregung verflog zum Glück sehr schnell. Das Feedback zum Workshop war sehr positiv und wir vereinbarten sogar direkt einen Folgetermin.
Rückblickend waren die letzten 4 Monate in der Abteilung „Unified Communication & Collaboration“ für mich absolut spannend. Ich konnte sehr viel Neues dazu lernen, durfte viele Themen mitgestalten und meine eigene Meinung einbringen. Die Aufgaben waren sehr abwechslungsreich und ich habe mich im Team sehr integriert gefühlt. Besonders froh bin ich darüber, dass ich trotz der Corona-Situation die Möglichkeit hatte einen Einsatz in einem neuen Themenfeld zu erleben. So habe ich nochmal einen besseren Einblick in die unterschiedlichen Bereiche der DATEV bekommen.
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