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Willkommen in der Virtualität - Onboarding mal anders!

Schön, dass Du da bist

von am Dienstag, 1 Juni 2021
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Zum 5. Mal fand der Welcome Day Online mit rund 150 neuen Kolleginnen und Kollegen statt. Eine Vielzahl digitaler Onboarding-Bausteine erleichtern DATEV-Neulingen das Leben.

 

Man muss sich das mal vorstellen: Da beginnt man einen neuen Job und hat die Standorte und Räume der Firma nie zuvor betreten. Man hat nicht mehr oder weniger aufgeregt in einem Wartebereich auf sein Vorstellungsgespräch gewartet, sondern ganz schnöde auf einen Link geklickt und dieses Gespräch digital absolviert. Und auch nachdem der Arbeitsvertrag unterzeichnet war, gab es keine Zufallsbegegnungen mit anderen Kolleginnen und Kollegen am Kaffeeautomaten, keinen klassischen Aufzugsmalltalk, keine gemeinsame Mittagspause mit Verköstigung durch die sensationell gute DATEV Gastronomie und keine erlebnisreiche Mitfahrt in einem der DATEV Shuttlebusse, die „zu Normalzeiten“ zwischen den verschiedenen Nürnberger Standorten hin- und herpendeln und in denen man einen weiteren der „100 schönsten Schleichwege Nürnbergs“ erkunden konnte.

Das alles ist keine Fiktion, sondern durch Corona Realität. Einige Kolleginnen und Kollegen, die seit dem Frühjahr 2020 bei DATEV angefangen haben, kennen die Situation gar nicht anders und haben zum Teil bis heute nie einen Standort von innen gesehen.

 

Wie vermittelt man genau diesen Kolleginnen und Kollegen über die Virtualität hinweg, dass sie natürlich dazugehören und sie Teil der DATEV-Familie sind?
Das Zauberwort dafür heißt „Onboarding“- ein möglichst glatter und reibungsloser Einstieg in die DATEV-Welt. Die Herausforderung daran ist es, den Neuen nicht nur Infos mit auf den Weg zu geben, nach dem Motto: „Hier sind die Zugangsdaten für die Videokonferenz – viel Spaß damit“, sondern sie vertraut zu machen mit dem grünen Planeten.

 

Was sich für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer schon herausfordernd anhört, ist auch auf Unternehmensseite nicht weniger anspruchsvoll. Denn „Onboarding geht alle an“, weiß Mira Kolb, Kollegin aus der Weiterbildung und Ansprechpartnerin für den Welcome Day . Recruiting-Partner, Einarbeitungs-Paten in den Fachbereichen, Weiterbildung, Führungskräfte und Mitarbeiter-Beratung müssen Hand in Hand gemeinsam daran arbeiten, um „den Neuen“ den Einstieg bei DATEV trotz widriger Pandemie-Bedingungen reibungslos zu gestalten. Alleine 2020 sind rund 900 Kolleginnen und Kollegen rein virtuell ge-onboardet worden.

 

Relativ leicht fällt das noch beim ersten Onboarding-Baustein, den Pre-Mails, die jeder DATEV-Neuling noch vor dem offiziellen Arbeitsbeginn erhält und die die wichtigsten Infos zur Genossenschaft enthalten. Während dieser Zeit halten sowohl Recruiting als auch die künftige Führungskraft Kontakt zur neuen Kollegin bzw. zum neuen Kollegen.

 

Herausfordernder wurde es dann bei der Gestaltung der nächsten Bausteine im Onboarding-Prozess: Gewissermaßen über Nacht mussten die erprobten Konzepte aus der analogen Welt digital übersetzt werden. Wer jemals beim „Welcome Day“ im IT-Campus an der Fürther Straße in Nürnberg mit dabei war, weiß, welcher Aufwand, welches Engagement und wieviel Herzblut hinter diesem Event stecken. Und das jetzt einfach als Videokonferenz abfeiern? „Klar war das für uns eine massive Umstellung“, gibt auch Mira Kolb zu, aber: „Es hilft ja nichts, die neuen Kolleginnen und Kollegen im Regen stehen zu lassen und gar kein digitales Alternativangebot zu unterbreiten. Mit den Erfahrungen der digitalen Welcome Days sowie der virtuellen Onboarding Circles bin ich der Meinung, dass uns das ganz gut gelungen ist.“ Insgesamt zwölf Sessions, eine aktive Pause sowie ein gemeinsamer Netzwerk-Part stehen beim virtuellen „Welcome Day“ auf der Agenda und dass es gelungen ist, eben nicht nur „just another Videokonferenz“ aufzusetzen, sondern ein echtes Erlebnis zu schaffen, zeigen die Rückmeldungen: „Die Welcome-Mails und der Welcome-Day waren super wertvoll“,  „Der Welcome Day Online hat das „Wir-Gefühl“ gestärkt, man fühlt sich als neuer Mitarbeiter sehr willkommen“ ist da ebenso zu lesen wie „Ich fand die Sessionauswahl sehr vielfältig und interessant. Hier gab es viele Hintergrundinfos über die DATEV: Homebase/Workstream, Aufbau innerhalb DATEV, unseren Kunden oder auch Entscheidungsebenen“

Zu den Kerngedanken des Welcome Day zählt auch, Vernetzungs- und Verknüpfungspunkte zwischen den verschiedenen DATEV-Bereichen zu schaffen. Nicht nur in der eigenen thematischen Bubble soll man unterwegs sein, sondern von Beginn an die Fühler auch in andere Richtungen und Ressorts und Bereiche ausstrecken können – fight against Silo-thinking! Während sich das beim analogen „WelcomeLogo des DATEV "Welcome Days" Day“ relativ automatisch in den Pausengesprächen ergeben hat, musste für die digitale Variante ein Äquivalent ersonnen werden. Mira Kolb: „Mit den Onboarding Circles haben wir ein Format etabliert, dass neue Kolleginnen und Kollegen aus unterschiedlichsten Bereichen über den Zeitraum von acht Wochen hinweg in Kleingruppen anhand kleiner Aufgaben zusammen ins Gespräch bringt. Dabei stehen der Networking-Gedanke und das Kennenlernen von DATEV im Vordergrund.“ So gilt es wochenweise kleine Tasks zu erfüllen wie die eigene Seite im Intranet zu erstellen oder DATEV-interne Communities zu identifizieren, die mit der eigenen Zielsetzung und dem eigenen Interessenshorizont in Einklang stehen.

Neben den Eckpfeilern Welcome Day und Onboarding Circles stehen den DATEV-Newbies neben einem Welcome Package, das an die Heimatadresse zugesandt wird, noch weitere digitale und jederzeit abrufbare Angebote wie der Welcome Sharepoint zur Verfügung, der über Wissenswertes aus der DATEV-Welt für Neueinsteigende informiert und eine Übersicht an Modulen für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beinhaltet.

 

Und was sagen eigentlich diejenigen, für die der ganze Budenzauber veranstaltet wird? Auch, wenn DATEV für einige von ihnen bis heute eine rein virtuelle Veranstaltung ist, die sich „nur“ durch Videokonferenzen in den heimischen vier Wänden materialisiert und sie noch nicht das „Jenseits“ hinter den Toren betreten haben: Die Rückmeldungen auf das digitale Onboarding sind durchwegs positiv. „Es ist immer hilfreich, sich mit Kollegen, die in derselben Lage sind, auszutauschen. Dadurch verringert man ein Stück weit den Druck, den man sich womöglich selbst aufbaut, da man spürt, dass es anderen ähnlich geht. Außerdem ist gemeinsam Lernen immer einfacher und macht mehr Spaß.“  ist da als Feedback eingegangen und die neuen Kolleginnen und Kollegen fühlen sich „gut aufgehoben“, was gewiss auch den jeweiligen Patinnen und Paten sowie den Welcome Guides zu verdanken ist. Ein zaghafter und frommer Wunsch klingt dennoch auch an: Schön wäre es schon, wenn man sich auch einmal vor Ort treffen könnte – wenn es denn geht. In der Tat, schön wäre das.

 

Daran konzipieren die Kolleginnen und Kollegen der Weiterbildung auch bereits: Ein hybrides Konzept zu erarbeiten, dass nach all den Lockdowns es auch wieder ermöglicht, vor Ort und unmittelbar von Angesicht zu Angesicht miteinander zu netzwerken. Bis es soweit ist, sind alle Beteiligten beim Onboarding-Prozess noch stärker als zu Normalzeiten gefragt, Kontakt zu den DATEV-Neulingen zu halten und ihnen das Gefühl zu nehmen, alleine auf weiter Flur zu stehen. Führungskräfte, Patinnen und Paten, der Mitarbeiter-Beratung, aber auch den Welcome Guides Online fällt bei diesem Unterfangen eine Schlüsselrolle zu: Die Arme ausbreiten, die „Neuen“ willkommen heißen, immer wieder den Kontakt herstellen und ihnen vom ersten Moment an das Gefühl zu vermitteln, dazuzugehören:

 

 

Schön, dass Du da bist!

Hier schreibt für euch:

Michael Öchsler

ist seit September 2019 mit an Bord bei DATEV und kümmert sich mit um die Kommunikation von HR-Themen wie Personal und Karriere. Der Kommunikationswissenschaftler hat zuvor bereits berufliche Erfahrungen im Bereich Unternehmenskommunikation und Marketing gesammelt. Seine Freizeit verbringt er am liebsten in den Alpen, wo er im Sommer Hügel erklimmt, um sie im Winter auf zwei Brettern hinab zu brettern (zwischendurch ist er auch mal hier).